http://www.poynter.org/content/content_view.asp?id=50462

آداب و تشريفات استفاده از E-mail
همه‏ى ما براى نشريات معروفى مانند نيويورك تايمز و نيوزويك‏ كار نمى‏كنيم. بنابراين توليد خودتان، سازمان خبرى كه براى آن كارمى‏كنيد، تيراژ و جايگاه و اهميت آنرا در جامعه‏اى كه زندگى‏مى‏كنيد، به ياد داشته باشيد. براى آنكه مصاحبه‏شونده را به مشاركت در مصاحبه ترغيب كنيدتا حد لازم موضوع يا داستان خبرى را براى او توضيح دهيد. مشخص كنيد كه مصاحبه‏شونده را چگونه مى‏خواهيد موردخطاب قرار دهيد. براى آنها توضيح دهيد كه چگونه تفاسير آنها مى‏تواند بر ديدگاه‏هاو روشن‏تر شدن داستان خبرى شما بيفزايد. شماره تلفن، موقعيت جغرافيايى و ديگر اطلاعات مناسب ‏ارتباطى خودتان را تهيه كنيد. درخواست انجام يك مصاحبه تلفنى، به جاى يك مصاحبه ازطريق E-mail ترجيحاً بهتر است. كسى كه مى‏خواهيد از طريق E-mail با او تماس برقرار كنيد بايدشما را بشناسد. اين امكان و فرصت را در اختيار او قرار دهيد. براى به نمايش گذاشتن مطالبى كه قبلاً تهيه كرده‏ايد، لينك‏هايى‏را ايجاد كنيد. شما بخاطر ضرب‏الاجل انتشار deadline دچار اضطراب هستيد.مشخص كنيد كه آخرين مهلت دريافت جواب‏ها چه زمانى است. اين يك E-mail براى همكار، دوست يا اعضاى خانواده نيست.استفاده از كلمات بزرگ و كوچك در نوشته نه اختصار اول كلمات،جملات كامل و هجى دقيق كلمات، نقطه‏گذارى و دستور زبان رارعايت كنيد. هرگز سوال‏ها را در يك ضميمه به شكل سند يا هر شكل‏ديگر در وردمايكروسافت word Microsoft ارسال نكنيد. افرادبراى باز كردن اين فايل‏ها راحت نيستند. آنها زمانى‏كه يك E-mail از يك ناشناس دريافت مى‏كنند، نگران هستند كه ممكن‏است ويروسى وارد كامپيوتر آنان شود يا يك مزاحم ارتباط برقرار كرده باشد.
ايميل كردنِ سوال‏هاى مصاحبه
مصاحبه رو در رو باشد يا تلفنى يا از طريق E-mail، آيا شمابراى آماده كردن سوال‏ها، درباره پيشينه‏ى موضوع backgroundتحقيقات دقيقى داشته‏ايد؟ سوال‏هاى مصاحبه را براى حداقل سه مصاحبه‏شونده با سابقه‏مشابه ايميل كنيد و اميدوار باشيد كه يكى از آنها سريع‏تر جواب‏هارا ارسال خواهد كرد. رونوشت ارسال نكنيد، براى هر يك جداجد اايميل بفرستيد.
سوال‏ها را كوتاه، شفاف و تنها يك مفهوم يا پرسش را در برابر هرسوال مطرح كنيد.
سوال‏ها را با رئوس كلى شروع كنيد، اما دوتا سوال به اين ترتيب‏كافى است، نه به شكلى كه طرف را متمايل به پاسخ‏هاى كلى و بلندكند.
به سمت سوال‏هاى خاص و هدفمند حركت كنيد، نه بيش از 4 يا5 سوال، بنابراين مصاحبه كننده را با اين‏گونه سوال‏ها خسته نكنيد،اين جايى است كه آنها راه‏هاى حذف نكات كليدى را با زبردستى‏خاص پيدا مى‏كنند. پرسيدن سوال‏هايى كه منجر به پاسخ آرى يا خير مى‏شود،تنها زمانى مجاز است كه اخبار يا حقايقى قرار است تصديق ياتكذيب شود.
درباره‏ى اسناد، منابع اطلاعاتى و تصاوير مناسبى كه مى‏تواند به‏گزارش شما كمك كند، سوال كنيد. طرف‏هاى مصاحبه به راحتى‏مى‏توانند آنها را به شما ارتباط دهند، يا برايتان ارسال كنند.
نشانى ديگر منابعى كه ممكن است براى تكميل گزارش مناسب‏باشد از آنها بخواهيد.
دريافت پاسخ‏ها چه مدت بايد طول بكشد؟
اگر خبر تازه است breaking news از مصاحبه شونده بخواهيدظرف يك تا دو ساعت جواب‏ها را ارسال كند حتى سريع‏تربستگى به ضرب‏الاجل ارسال خبر شما دارد.
اگر كهنه نمى‏شود Feature piece حداقل 48 ساعت پس از ارسال‏سوال‏ها به آنها وقت بدهيد. براى افراد مشابه درخواست دوم راارسال كنيد.
توجه داشته باشيد كه از افراد مشهور و معروف ديگر نيزمى‏توانيد سوال‏هاى مشابه بپرسيد.
آشوب ذهنى براى سوال‏ها، ممكن است شما را دچار فراموشىِ‏پرسش كند.
جواب‏ها رسيد اكنون چه بايد كرد؟
هنوز هنگام ارسال متن تشكر نيست.
جواب‏ها را بدقت بخوانيد. مسؤوليت آنها در مقابل گزارشى كه‏شما در حال تهيه آن هستيد از زمانى است كه E-mail اوليه را ارسال‏مى‏كنند. آيا كمبودهايى كه نيازمند برطرف كردن باشد، وجود دارد؟آيا پاسخ‏ها به حد كافى روشن است؟ آيا به وضوح بيشترى نيازداريد؟ اكنون متنى را به اين شكل ارسال كنيد: آقا يا خانم فلان، از وقتى‏كه در اختيار من قرار داديد، متشكرم. من تا حدودى مطالب رافهميده‏ام اما مى‏خواهم مطمئن شوم كه كاملاً آن را درك كرده‏ام.
درباره سوال‏هايى كه جواب ارسال نشده است، مؤدبانه توضيح‏بخواهيد؛ به مرور سوال‏هاى تكميلى و سوال‏هاى جديد را مطرح‏كنيد.
مسير انحرافى را ببنديد
اكنون وقت آن است كه متن تشكر را براى او ارسال كنيد. مصاحبه‏شونده را مطلع كنيد كه با وى تماس برقرار و مطلب رازمانى كه آماده شد براى او ارسال خواهيد كرد. با استفاده منصفانه از پاسخ‏ها و رعايت محتواى مطالب‏مصاحبه‏شونده، اعتماد او را جلب كنيد. اين قدم‏ها به شما كمك خواهد كرد تا بيشترين مصاحبه‏ها را ازطريق E-mail در حالى‏كه قابليت‏هاى روبرو شدن با مصاحبه‏شوندگان‏جديد را تقويت مى‏كنيد، بدست آوريد.
E-mail امكان ارتباط با افراد در اطراف و اكناف كشور و جهان رابرايتان ميسر مى‏كند و براى تهيه داستان‏هاى خبرى جديد، گرايش به‏سمت تهيه مطالب فورى را براى شما ممكن مى‏سازد.
منبع : كتاب مصاحبه خلاق ،‌ احمد توكلي ،‌ انتشارات خجسته ،‌ 1383 چاپ سوم ،‌ ويراست دوم( پيوست )